Gryphon I-9 es un producto complementario que le permite ingresar y dar seguimiento a los formularios I-9 desde un solo lugar. Al habilitar Gryphon I-9 en su cuenta, los formularios de incorporación y de usuario incluirán una sección del formulario I-9 que completarán el nuevo empleado y el gerente de contratación, respectivamente.

El sistema de Recursos Humanos de Gryphon es donde se ingresa y almacena la información del formulario I-9 de los nuevos empleados. Desde su panel, los usuarios pueden rastrear a los empleados que cumplen con los requisitos y a los que no, revisar las secciones incompletas y obtener actualizaciones de E-Verify, si su cuenta tiene habilitado E-Verify.

Mejore su proceso I-9 haciéndolo sencillo con Gryphon I-9.

Información de cumplimiento

Términos definidos

Formulario I-9

El Formulario I-9, oficialmente Verificación de Elegibilidad de Empleo, es un formulario del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos que se utiliza para verificar la identidad y la autorización legal para trabajar de todos los empleados remunerados en Estados Unidos. Todos los empleadores estadounidenses deben garantizar que el Formulario I-9 se complete correctamente para cada persona que empleen en Estados Unidos, independientemente de su estatus migratorio. Tanto los empleados como los empleadores (o sus representantes autorizados) deben completar el formulario.

• I-9, Sección 1: Completado por los empleados a más tardar el primer día de empleo.
• I-9, Sección 2: Un empleador o un representante autorizado del empleador completa la Sección 2. Los empleadores o sus representantes autorizados deben examinar físicamente la documentación presentada por el empleado y firmar el formulario.
• I-9, Sección 3: Un empleador debe completar la sección 3 cuando la autorización de empleo de un empleado o la documentación de la autorización de empleo ha expirado (reverificación), un empleado es recontratado dentro de los 3 años a partir de la fecha en que se completó el formulario I-9 original, o un empleado cambió legalmente su nombre.

Preguntas frecuentes sobre el Formulario I-9 

Verificación electrónica

E-Verify es un programa gubernamental que permite a los empleadores ingresar los datos del Formulario I-9 de un empleado en un sistema en línea para confirmar su elegibilidad laboral. E-Verify se gestiona a través del sitio web del Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos y permite a las empresas determinar la elegibilidad de sus empleados, tanto estadounidenses como extranjeros, para trabajar en Estados Unidos comparando la información del Formulario I-9 con los registros del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y la Administración del Seguro Social (SSA). E-Verify funciona con rapidez y precisión, y es un servicio en línea que verifica electrónicamente la información de un empleado con millones de registros gubernamentales y proporciona resultados en tan solo 3 a 5 segundos.

El USCIS protege E-Verify contra el uso indebido del sistema mediante actividades de monitoreo y cumplimiento, por ejemplo, identificando y resolviendo problemas de cumplimiento y notificando a los empleadores sobre comportamientos inapropiados. Estas actividades de monitoreo y cumplimiento ayudan y animan a los participantes de E-Verify a utilizarlo según lo exigen las leyes, normas, reglamentos y políticas de la agencia aplicables a E-Verify y al Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Monitoreo y Cumplimiento de E-Verify:

• Detecta el mal uso por parte del empleador.
• Identifica y disuade posibles prácticas discriminatorias.
• Proporciona orientación sobre el uso adecuado de E-Verify.
• Se comunica con los empleadores sobre posibles errores en el procesamiento de casos.
• Realiza revisiones de escritorio y visitas al sitio para ayudar a los empleadores con el cumplimiento del programa E-Verify.

Las revisiones documentales se realizan por correo electrónico y teléfono. Las visitas a las instalaciones se realizan en persona. Ambas son oportunidades para que el personal y los participantes de E-Verify, así como sus usuarios, compartan sus observaciones y recomendaciones.

USCIS lleva a cabo estas actividades de monitoreo y cumplimiento para prevenir el uso indebido, abuso, discriminación, violación de la privacidad y uso fraudulento de E-Verify según las leyes, reglas y regulaciones aplicables.

El uso indebido de E-Verify o del Formulario I-9 que indique un posible fraude, discriminación u otras actividades ilegales puede ser remitido al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) y/o al Departamento de Justicia.

Preguntas frecuentes sobre E-Verify

Aunque E-Verify utiliza información del Formulario I-9, existen algunas diferencias importantes entre los requisitos del Formulario I-9 y los de E-Verify.

De: E-Verify

El cumplimiento es clave

La integración del sistema Gryphon HR con E-Verify es importante para ayudar a garantizar que cumple con todos los aspectos de la gestión electrónica del I-9 y E-Verify, incluidos:

• Completar con precisión el formulario I-9
• Alerta oportuna
  • El empleado debe completar la Sección 1 del Formulario I-9 antes de su primer día de trabajo. El empleador debe completar la Sección 2 del Formulario I-9 antes del final del tercer día hábil o dentro de las 72 horas posteriores al inicio del empleo, incluso si el empleado no tiene previsto trabajar durante parte o la totalidad de ese período.
• Firmas electrónicas compatibles
• Flujos de trabajo de gestión de casos de E-Verify
• Retención adecuada de datos
  • A veces se purgan formularios demasiado pronto, en cuyo caso los Formularios I-9 se consideran faltantes.
• Reducción de las auditorías de cumplimiento y de los riesgos para la reputación al anticiparse a los requisitos de la ley federal en constante cambio.
  • El Departamento de Seguridad Nacional de los EE. UU. (DHS) revisa el Formulario I-9 ocasionalmente, y los empleadores deben usar la versión actual del Formulario I-9 para nuevas contrataciones y reverificaciones.

La integración de E-Verify beneficia a los empleadores, ya que reduce el riesgo de contratar empleados que no cumplen los requisitos para trabajar en Estados Unidos. Hasta la fecha, los siguientes estados exigen E-Verify para algunos o todos los empleadores:

• Alabama
• Arizona
• Colorado
• Florida
• Georgia
• Idaho
• Indiana
• Luisiana
• Michigan
• Minnesota
• Misisipí
• Misuri
• Nebraska
• Carolina del Norte
• Oklahoma
• Pensilvania
• Carolina del Sur
• Tennesse
• Texas
• Utah
• Virginia
• Virginia Occidental

Aunque E-Verify no es un requisito nacional, las tendencias legislativas estatales y federales indican que el proceso podría encaminarse hacia esa dirección en un futuro próximo. Muchos estados tienen leyes que exigen E-Verify, y varios empleadores lo utilizan voluntariamente. E-Verify limita su alcance a Estados Unidos, que incluye los 50 estados, el Distrito de Columbia, Puerto Rico, las Islas Vírgenes Estadounidenses, Guam y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte.

Recursos adicionales

A continuación encontrará algunos recursos que pueden ayudarle a responder algunas de sus preguntas legales y de cumplimiento.

Recursos de E-Verify

• Manual del usuario de E-Verify/Definiciones de resultados de E-Verify
• Preguntas frecuentes sobre E-Verify
• Sitio web de E-Verify
• Aviso de participación en E-Verify y el cartel "Derecho al trabajo"

Recursos del formulario I-9

• Preguntas frecuentes sobre el formulario I-9
• Documentos aceptables del I-9 :
  • Más detalles sobre cómo son y cómo se ven estos documentos:
    • Lista A: Documentos que establecen la identidad y la autorización de empleo
    • Lista B: Documentos que establecen la identidad
    • Lista C: Documentos que acreditan la autorización de empleo
• Instrucciones del formulario I-9
• Completar la Sección 2 del Formulario I-9
• Verificación de elegibilidad de empleo del USCIS
• Completar la Sección 3 del Formulario I-9
• Manual I-9 para empleadores

E-Verify y el sistema Gryphon HR

Paradox no proporciona asesoramiento legal , por lo que depende de usted y su equipo decidir si utilizar E-Verify con el sistema Gryphon HR es la opción correcta para su organización.

No utilizar E-Verify con el sistema Gryphon HR

Si decide no utilizar E-Verify con el sistema Gryphon HR, omita las secciones de E-Verify en este documento.

Uso de E-Verify con el sistema Gryphon HR

Si decide usar E-Verify con el sistema de Recursos Humanos de Gryphon, es importante saber que Paradox no actuará como su responsable de cumplimiento . Es responsabilidad de cada gerente de contratación crear un caso de E-Verify a más tardar el tercer día hábil después de que el nuevo empleado comience a trabajar remunerado y cumpla con los requisitos de E-Verify.

Las cuentas de E-Verify se crean en Paradox , dentro de E-Verify. Debido a las regulaciones federales , las cuentas existentes no pueden utilizarse con el sistema de Recursos Humanos de Gryphon. Dado que trabajará con Paradox para enviar sus casos de E-Verify, deberá firmar un nuevo memorando de entendimiento entre usted, Paradox y E-Verify.

Dado que no podemos utilizar su cuenta actual de E-Verify, puede:

1. Cierre las cuentas E-Verify existentes siguiendo los pasos que se describen aquí .
2. Llame al Centro de contacto de E-Verify al (888)464-4218 y solicite mantener ambas cuentas activas.

Configuración e instalación de E-Verify

1. Firme el MOU cuando se lo envíe E-Verify.
2. Siga los pasos de esta guía para configurar E-Verify para su cuenta.
3. Coloque sus carteles de Aviso de Participación en E-Verify y Derecho al Trabajo en inglés y español en su oficina o, si trabaja de forma remota, envíe al nuevo empleado un PDF del cartel. Si necesita este cartel en otros idiomas, comuníquese con el Departamento de Seguridad Nacional.
4. Recuerde a los miembros de su equipo que tienen, a más tardar, el tercer día hábil después de que un nuevo empleado comience a trabajar remunerado para crear un caso de E-Verify para esa persona. Si no cumplen con este requisito, su empresa estará en incumplimiento.
   • Nota: Es responsabilidad de cada gerente de contratación asegurarse de que cumple con los requisitos de E-Verify.
5. Proporcionar a cada empleado un aviso y la oportunidad de actuar en relación con una no confirmación tentativa (desajuste).

Información necesaria para E-Verify

Asegúrese de proteger toda la información personal identificable. Obtenga la siguiente información del Formulario I-9 de su nuevo empleado para procesar su verificación de empleo:

1. Número de seguro social
2. Dirección de correo electrónico
3. Documentos de identidad (artículos de la Lista B con fotografía)

Pasos de E-Verify una vez completado el Formulario I-9

1. Revise el Formulario I-9 para asegurarse de que tanto el nuevo empleado como el gerente de contratación hayan completado correctamente ambas partes del formulario.
2. Cree un caso para cada empleado recién contratado. Este debe crearse inmediatamente después de revisar el Formulario I-9 y a más tardar el tercer día hábil después de que el nuevo empleado comience a trabajar.

Habilitar la integración de Gryphon

La integración con Gryphon es un complemento del Formulario I-9. Contacte a su representante CS para habilitarla en su cuenta.

Cambios del sistema con la integración de Gryphon

Se realizaron un par de cambios en su cuenta cuando se integró el sistema Gryphon HR:

• Formularios : sus formularios de candidato y de usuario se actualizaron para incluir el I-9 Parte I y II, que los nuevos empleados y los gerentes de contratación abrirán y actualizarán en el sistema Gryphon HR.
• Trayectorias de candidatos : la etapa de contratación de sus Trayectorias de candidatos se actualizó para incluir el I-9 en el título y los próximos pasos para que su equipo pueda enviar y completar fácilmente las partes necesarias del I-9.

Estos cambios sólo afectarán las etapas finales del proceso de contratación.

Informes

Los siguientes informes se pueden utilizar a través de la plataforma de Gryphon HR:

• Tareas incompletas asignadas por el agente: proporciona una lista de tareas asignadas por el agente que no están completas.
• Todos los clientes: enumera todos los clientes, incluidos los inactivos.
• Todo el uso del I-9: muestra todo el uso del I-9, incluidos los I-9 históricos.
• Uso del I-9 del cliente: muestra el uso del I-9 completado por cada cliente.
• Resumen de uso del I-9 del cliente: muestra un resumen del uso del I-9 por tipo de I-9 para cada lugar de trabajo del cliente.
• Motivo de retraso del cliente: muestra los I-9 completados tarde con códigos de motivo.
• E-Verify Cerrado por Detalles: E-Verify Cerrado por Detalles.
• Casos abiertos de E-Verify: lista de casos de E-Verify abiertos actualmente, incluidos los subclientes de primer nivel.
• Estado del Formulario I-9: muestra información del estado relacionada con el Formulario I-9.
• I-9 Eliminado Por Detalles: I-9 Eliminado Por Detalles.
• Detalles del documento I-9: muestra detalles de los documentos de la Sección 2.
• Finalización del verificador I-9: muestra la persona que completó el I-9 para el empleado.
• I-9 sin empleo autorizado por E-Verify: muestra a los empleados con I-9 completos que no tienen un resultado de empleo autorizado por E-Verify.
• Formularios I-9 incompletos y vencidos: proporciona una lista de empleados actuales cuyos formularios I-9 están vencidos o incompletos.
• Tareas incompletas de la Sección 2 o Sección 3 (no notariales): proporciona una lista de tareas de la Sección 2 y Sección 3 que no han sido completadas por un empleador o un representante autorizado.
• Historial de inicio de sesión: ver el historial de inicio de sesión.
• I-9 faltantes: proporciona una lista de empleados que no tienen un I-9.
• Estado de la cita con el notario: muestra el estado de las citas con el notario dentro de un período de tiempo determinado.
• Uso del I-9 del socio: muestra el uso del I-9 completo para todos los clientes.
• Resumen de uso del I-9 del socio: muestra un resumen del uso del I-9 por tipo de I-9 para cada cliente.
• Nómina I-9 faltante: muestra registros I-9 faltantes basados en nómina.
• Recibos Pendientes: listado de empleados que deben presentar documentos originales.
• Historial de recontratación: muestra el historial de recontratación de la Sección 3.
• Historial de reverificación: muestra el historial de reverificación de la Sección 3.
• Lista de despidos: lista de empleados que han sido despedidos.
• Asignaciones del lugar de trabajo del usuario: muestra los usuarios que tienen acceso a este cliente y, si corresponde, el lugar de trabajo asociado.
• Detalles de verificación de autorización de trabajo: Detalles de verificación de autorización de trabajo.