Gryphon I-9 est un module complémentaire qui vous permet de saisir et de suivre vos formulaires I-9 en un seul endroit. Lorsque Gryphon I-9 est activé pour votre compte, les formulaires d'intégration et d'utilisateur incluent une section du formulaire I-9 que le nouvel employé et le responsable du recrutement doivent remplir respectivement.

Le système RH de Gryphon permet de saisir et de stocker les informations relatives aux formulaires I-9 des nouveaux employés. Depuis son tableau de bord, les utilisateurs peuvent suivre les employés conformes et non conformes, consulter les sections incomplètes et recueillir les mises à jour E-Verify, si E-Verify est activé pour leur compte.

Améliorez votre processus I-9 en le rendant transparent avec Gryphon I-9.

Informations sur la conformité

Termes définis

Formulaire I-9

Le formulaire I-9, officiellement appelé « Vérification de l'admissibilité à l'emploi », est un formulaire des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis utilisé pour vérifier l'identité et l'autorisation légale de travailler de tous les employés rémunérés aux États-Unis. Tous les employeurs américains doivent s'assurer que le formulaire I-9 est dûment rempli pour chaque personne qu'ils emploient aux États-Unis, quel que soit son statut de citoyenneté. Ce formulaire doit être rempli par les employés et les employeurs (ou leurs représentants autorisés).

• I-9, Section 1 : À remplir par les employés au plus tard le premier jour de leur emploi.
• I-9, Section 2 : Un employeur ou un représentant autorisé de l'employeur remplit la section 2. Les employeurs ou leurs représentants autorisés doivent examiner physiquement la documentation présentée par l'employé et signer le formulaire.
• I-9, Section 3 : Un employeur doit remplir la section 3 lorsque l'autorisation de travail d'un employé ou la documentation de l'autorisation de travail a expiré (revérification), qu'un employé est réembauché dans les 3 ans suivant la date à laquelle le formulaire I-9 original a été rempli, ou qu'un employé a légalement changé de nom.

FAQ sur le formulaire I-9 

Vérification électronique

E-Verify est un programme gouvernemental qui permet aux employeurs de saisir les informations du formulaire I-9 de leurs employés dans un système en ligne afin de confirmer leur admissibilité à l'emploi. E-Verify est géré par le site web du Département de la Sécurité intérieure des États-Unis et permet aux entreprises de déterminer l'admissibilité de leurs employés, citoyens américains et étrangers, à travailler aux États-Unis en comparant les informations du formulaire I-9 aux dossiers du Département de la Sécurité intérieure des États-Unis (DHS) et de la Social Security Administration (SSA). Rapide et précis, E-Verify est un service en ligne qui confirme électroniquement les informations d'un employé par rapport à des millions de dossiers gouvernementaux et fournit des résultats en seulement 3 à 5 secondes.

L'USCIS protège E-Verify contre les abus du système grâce à des activités de surveillance et de conformité, par exemple en identifiant et en résolvant les problèmes de conformité et en informant les employeurs des comportements non conformes. Ces activités de surveillance et de conformité aident et encouragent les participants à utiliser E-Verify conformément aux lois, règles, réglementations et politiques de l'agence applicables à E-Verify et au formulaire I-9 (Vérification de l'admissibilité à l'emploi). Surveillance et conformité d'E-Verify :

• Détecte les abus de la part des employeurs.
• Identifie et dissuade les pratiques discriminatoires possibles.
• Donne des conseils sur l’utilisation appropriée d’E-Verify.
• Contacte les employeurs au sujet d’éventuelles erreurs de traitement des dossiers.
• Effectue des examens documentaires et des visites sur site pour aider les employeurs à se conformer au programme E-Verify.

Les évaluations documentaires se font par courriel et par téléphone. Les visites sur site se font en personne. Ces deux occasions permettent au personnel d'E-Verify, aux participants et à leurs utilisateurs d'échanger leurs observations et leurs recommandations.

L'USCIS mène ces activités de surveillance et de conformité pour empêcher toute utilisation abusive, tout abus, toute discrimination, toute violation de la vie privée et toute utilisation frauduleuse d'E-Verify en vertu des lois, règles et réglementations applicables.

Toute utilisation inappropriée d'E-Verify ou du formulaire I-9 indiquant une fraude potentielle, une discrimination ou d'autres activités illégales peut être signalée à l'Immigration and Customs Enforcement (ICE) et/ou au ministère de la Justice.

FAQ sur E-Verify

Bien qu'E-Verify utilise les informations du formulaire I-9, il existe des différences importantes entre les exigences du formulaire I-9 et celles d'E-Verify.

De : E-Verify

La conformité est essentielle

L'intégration du système RH Gryphon avec E-Verify est importante pour vous aider à garantir que vous êtes en conformité avec tous les aspects de la gestion électronique des formulaires I-9 et d'E-Verify, notamment :

• Remplissage précis du formulaire I-9
• Alerte en temps opportun
  • L'employé doit remplir la section 1 du formulaire I-9 avant son premier jour de travail. L'employeur doit remplir la section 2 du formulaire I-9 avant la fin du troisième jour ouvrable, ou dans les 72 heures suivant le début de l'emploi, même si l'employé n'est pas censé travailler pendant une partie ou la totalité de cette période.
• Signatures électroniques conformes
• Flux de travail de gestion des cas E-Verify
• Conservation appropriée des données
  • Il arrive parfois que des formulaires soient purgés trop tôt, auquel cas les formulaires I-9 seraient considérés comme manquants.
• Réduction des audits de conformité et des risques de réputation en anticipant les exigences en constante évolution de la loi fédérale.
  • Le Département de la sécurité intérieure des États-Unis (DHS) révise occasionnellement le formulaire I-9 et les employeurs doivent utiliser la version actuelle du formulaire I-9 pour les nouvelles embauches et la revérification.

L'intégration d'E-Verify est avantageuse pour les employeurs, car elle réduit le risque d'embaucher des employés non autorisés à travailler aux États-Unis. À ce jour, les États suivants exigent E-Verify pour certains ou tous les employeurs :

• Alabama
• Arizona
• Colorado
• Floride
• Géorgie
• Idaho
• Indiana
• Louisiane
• Michigan
• Minnesota
• Mississippi
• Missouri
• Nebraska
• Caroline du Nord
• Oklahoma
• Pennsylvanie
• Caroline du Sud
• Tennessee
• Texas
• Utah
• Virginie
• Virginie-Occidentale

Bien qu'E-Verify ne soit pas une exigence nationale, les législations étatiques et fédérales indiquent que le processus pourrait évoluer dans ce sens dans un avenir proche. De nombreux États ont des lois exigeant E-Verify, et plusieurs employeurs l'utilisent volontairement. E-Verify limite son champ d'application aux États-Unis, qui comprennent les 50 États, le District de Columbia, Porto Rico, les Îles Vierges américaines, Guam et le Commonwealth des Îles Mariannes du Nord.

Ressources supplémentaires

Vous trouverez ci-dessous quelques ressources qui peuvent vous aider à répondre à certaines de vos questions de conformité et juridiques.

Ressources E-Verify

• Manuel d'utilisation d'E-Verify/ Définitions des résultats d'E-Verify
• FAQ sur E-Verify
• Site Web E-Verify
• Avis de participation à E-Verify et affiche « Droit au travail »

Ressources I-9

• FAQ sur l'I-9
• Documents acceptables I-9 :
  • Pour plus de détails sur ce que sont/à quoi ressemblent ces documents :
    • Liste A : Documents établissant l'identité et l'autorisation d'emploi
    • Liste B : Documents établissant l'identité
    • Liste C : Documents établissant l'autorisation d'emploi
• Instructions pour le formulaire I-9
• Remplir la section 2 du formulaire I-9
• Vérification de l'admissibilité à l'emploi de l'USCIS
• Remplir la section 3 du formulaire I-9
• Manuel I-9 pour les employeurs

E-Verify et le système RH Gryphon

Paradox ne fournit pas de conseils juridiques , c'est donc à vous et à votre équipe de décider si l'utilisation d'E-Verify avec le système RH Gryphon est le bon choix pour votre organisation.

Ne pas utiliser E-Verify avec le système RH Gryphon

Si vous décidez de ne pas utiliser E-Verify avec le système RH Gryphon, veuillez ignorer les sections E-Verify de ce document.

Utilisation d'E-Verify avec le système RH Gryphon

Si vous décidez d'utiliser E-Verify avec le système RH Gryphon, sachez que Paradox ne sera pas votre responsable de la conformité . Il est de la responsabilité de chaque responsable du recrutement de créer un dossier E-Verify au plus tard le troisième jour ouvrable suivant l'entrée en fonction rémunérée du nouvel employé et de maintenir sa conformité aux exigences d'E-Verify.

Les comptes E-Verify sont créés sous Paradox dans E-Verify. Les comptes E-Verify existants ne peuvent pas être utilisés avec le système RH Gryphon en raison de la réglementation fédérale. Puisque vous utiliserez Paradox pour soumettre vos dossiers E-Verify, vous devrez signer un nouveau protocole d'accord entre vous, Paradox et E-Verify.

Étant donné que nous ne pouvons pas utiliser votre compte E-Verify actuel, vous pouvez :

1. Fermez les comptes E-Verify existants en suivant les étapes décrites ici .
2. Appelez le centre de contact E-Verify au (888) 464-4218 et demandez à garder les deux comptes actifs.

Installation et configuration d'E-Verify

1. Signez le protocole d’accord lorsqu’il vous est envoyé par E-Verify.
2. Suivez les étapes de ce guide pour configurer E-Verify pour votre compte.
3. Affichez votre avis de participation à E-Verify et les affiches « Droit au travail » en anglais et en espagnol à votre bureau ou, si vous travaillez à distance, envoyez un PDF de l'affiche au nouvel employé. Si vous avez besoin de cette affiche dans d'autres langues, veuillez contacter le Département de la Sécurité intérieure.
4. Rappelez aux membres de votre équipe qu'ils disposent d'un délai de trois jours ouvrés après l'entrée en fonction d'un nouvel employé pour créer un dossier E-Verify pour cette personne. À défaut, votre entreprise sera en situation de non-conformité.
   • Remarque : Il est de la responsabilité de chaque responsable du recrutement de s’assurer qu’il est en conformité avec les exigences d’E-Verify.
5. Fournir à chaque employé un avis et la possibilité d'agir en cas de non-confirmation provisoire (inadéquation).

Informations nécessaires pour E-Verify

Assurez-vous que toutes les informations personnelles identifiables sont protégées. Récupérez les informations suivantes du formulaire I-9 de votre nouvel employé pour procéder à sa vérification d'emploi :

1. Numéro de sécurité sociale
2. Adresse email
3. Documents d'identité (éléments de la liste B avec photo)

Étapes de vérification électronique une fois le formulaire I-9 rempli

1. Consultez le formulaire I-9 pour vous assurer que le nouvel employé et le responsable du recrutement ont correctement rempli les deux parties du formulaire.
2. Créez un dossier pour chaque nouvel employé. Ce dossier doit être créé immédiatement après examen du formulaire I-9 et au plus tard le troisième jour ouvrable suivant l'entrée en fonction du nouvel employé.

Activer l'intégration de Gryphon

L'intégration Gryphon est un module complémentaire pour le formulaire I-9. Veuillez contacter votre représentant CS pour l'activer sur votre compte.

Modifications du système avec l'intégration de Gryphon

Quelques modifications ont été apportées à votre compte lors de l'intégration du système RH Gryphon :

• Formulaires – Vos formulaires de candidat et d’utilisateur ont été mis à jour pour inclure les parties I et II du formulaire I-9, que les nouveaux employés et les responsables du recrutement ouvriront et mettront à jour dans le système RH Gryphon.
• Parcours des candidats – L’étape d’embauche de vos parcours de candidats a été mise à jour pour inclure l’I-9 dans le titre et les étapes suivantes afin que votre équipe puisse facilement envoyer et compléter les parties nécessaires de l’I-9.

Ces changements n’auront d’impact que sur les dernières étapes du processus d’embauche.

Rapports

Les rapports suivants peuvent être utilisés via la plateforme Gryphon HR :

• Tâches incomplètes attribuées par l'agent : fournit la liste des tâches attribuées par l'agent qui ne sont pas terminées.
• Tous les clients : répertorie tous les clients, y compris les clients inactifs.
• Toutes les utilisations de l'I-9 : affiche toutes les utilisations de l'I-9, y compris les I-9 historiques.
• Utilisation du formulaire I-9 par client : indique l'utilisation du formulaire I-9 complétée par client.
• Résumé de l'utilisation du formulaire I-9 par le client : affiche un résumé de l'utilisation du formulaire I-9 par type de formulaire I-9 pour chaque lieu de travail du client.
• Motif du retard du client : indique les formulaires I-9 remplis en retard avec les codes de motif.
• E-Verify Fermé par Détails : E-Verify Fermé par Détails.
• Dossiers E-Verify ouverts : liste des dossiers E-Verify actuellement ouverts, y compris les sous-clients de premier niveau.
• Statut du formulaire I-9 : affiche les informations de statut liées au formulaire I-9.
• I-9 supprimé par détails : I-9 supprimé par détails.
• Détails du document I-9 : affiche les détails des documents de la section 2.
• Achèvement du vérificateur I-9 : indique la personne qui a rempli le formulaire I-9 pour l'employé.
• I-9 sans E-Verify Emploi autorisé : affiche les employés avec des I-9 remplis qui n'ont pas de résultat d'emploi autorisé par E-Verify.
• I-9 incomplets et en retard : fournit la liste des employés actuels dont les I-9 sont en retard et incomplets.
• Tâches incomplètes de la section 2 ou de la section 3 (non notarial) : fournit une liste des tâches de la section 2 et de la section 3 qui n'ont pas été effectuées par un employeur ou un représentant autorisé.
• Historique de connexion : afficher l'historique de connexion.
• I-9 manquants : fournit la liste des employés qui n’ont pas de I-9.
• Statut du rendez-vous chez le notaire : affiche le statut des rendez-vous chez le notaire dans un délai de rendez-vous donné.
• Utilisation du partenaire I-9 : affiche l'utilisation du formulaire I-9 complétée pour tous les clients.
• Résumé de l'utilisation du formulaire I-9 du partenaire : affiche un résumé de l'utilisation du formulaire I-9 par type de formulaire I-9 pour chaque client.
• Paie manquante I-9 : affiche les enregistrements I-9 manquants basés sur la paie.
• Reçus en souffrance : liste des employés qui doivent présenter des documents originaux.
• Historique de réembauche : affiche la section 3 Historique de réembauche.
• Historique de revérification : affiche la section 3 Historique de revérification.
• Liste de licenciement : liste des employés qui ont été licenciés.
• Affectations de chantier utilisateur : affiche les utilisateurs qui ont accès à ce client et, le cas échéant, le chantier associé.
• Détails de vérification de l'autorisation de travail : Détails de vérification de l'autorisation de travail.