Vous pouvez facilement créer un document ou un formulaire sur la plateforme Paradox afin de répondre aux besoins de documentation de votre entreprise, que ce soit pour le recrutement de candidats ou la collecte d'informations auprès des utilisateurs. Cette page vous guide pas à pas dans la création de nouveaux documents ou formulaires au sein du système.

Créer un nouveau document

Les utilisateurs disposant d'un accès complet à Forms peuvent facilement créer un nouveau document dans le générateur de documents en suivant les étapes ci-dessous.

1. Accédez au générateur de documents via la bibliothèque multimédia CMS ou le générateur de formulaires .

Section Nom et Téléchargement

2. L'éditeur de documents s'ouvrira alors sur la section Nom et Téléchargement . Glissez-déposez un fichier ou cliquez sur la zone de téléchargement pour sélectionner un fichier.
   • Remarque : Une fois le document téléchargé, un aperçu s'affichera sur la gauche de l'écran.

3. Veuillez saisir un nom pour le document. La limite maximale est de 150 caractères.
4. Sélectionnez un attribut système auquel associer le document. Cela permettra de l'utiliser dans d'autres parties du système.
5. (Facultatif) Saisissez un texte alternatif pour faciliter la lecture du document par les lecteurs d'écran. La limite est de 120 caractères.
6. Une fenêtre « Paramètres supplémentaires » s'affichera en bas de la page. Activez l' option « Ajouter le journal d'audit au document » si vous souhaitez enregistrer toutes les modifications apportées au document par un utilisateur ou un candidat. Cela inclut la date et l'heure, l'adresse IP, le nom d'utilisateur, l'action et ses détails pour chaque modification. Ces informations seront ajoutées au document pour chaque version téléchargée, et vous pourrez visualiser toutes les modifications par rapport au document précédent en rouge, ainsi qu'un journal d'audit sur la dernière page du document téléchargé.

7. Sélectionnez Suivant dans le coin inférieur gauche de la fenêtre de l'éditeur.

Section « Type de document »

8. Sélectionnez le type de document. Options disponibles :
   • Document à remplir – Recueillez des informations en permettant aux candidats ou aux employés de saisir directement leurs données dans ce document. Si cette option est sélectionnée, passez à l'étape 9 pour configurer les différents champs du document.
   • Document à examiner – Cette option enregistre le document en lecture seule. Aucune information ne peut être saisie directement dans le document. Une fois sélectionné, cliquez sur « Publier » en bas à gauche de la page. Votre procédure s’arrête ici.
     • Remarque : ce document sera alors enregistré soit dans la bibliothèque multimédia du CMS , soit dans les formulaires, selon l’endroit où vous avez accédé au générateur de documents.
9. Sélectionnez « Créer » dans le coin inférieur gauche de la page.

Créer une section remplissable

Dans le panneau Tous les champs , configurez le document selon vos besoins. Pour ce faire,

10. Sélectionnez un champ existant dans ce panneau ou ajoutez un nouveau champ en procédant comme suit :
    • Sélectionnez « Ajouter un champ » dans le coin supérieur droit du panneau de droite « Tous les champs » .
    • Faites glisser et déposez le champ depuis le panneau de droite dans le document.
11. Saisissez l' étiquette , ou le nom, du champ.
12. Sélectionnez le type de champ que vous souhaitez configurer sur le document dans la liste déroulante affichée sous le champ Étiquette .
    • Remarque : Apprenez-en davantage sur les différents types de champs proposés ici.
13. Ajustez la largeur ( W ) et la hauteur ( H ) du champ sur le document, selon vos besoins.
14. Une section « Choix » s’affiche lorsqu’un champ de type « Choix » est sélectionné. Saisissez la première option, puis cliquez sur « + Ajouter un choix » pour ajouter d’autres choix.
15. Dans la section Paramètres , activez/désactivez l'option Marquer comme obligatoire , si elle est activée pour la mise à jour, afin de marquer le document comme obligatoire ou facultatif, respectivement.
16. Sélectionnez le public qui remplira ce champ de document dans le paramètre « Rempli par » .
17. (Facultatif) Cochez la case « L’équipe de recrutement peut modifier » pour permettre à l’équipe de recrutement ou au responsable direct de mettre à jour les informations du candidat lorsqu’aucune signature n’est configurée sur le document.
18. Sélectionnez l' attribut système attribué au champ dans la liste des attributs candidats standard ou personnalisés créés spécifiquement pour stocker les données saisies dans ce champ.
    • Remarque : Lorsque des données provenant d’autres parties du système sont stockées dans cet attribut, elles alimentent le champ auquel cet attribut est associé. Le candidat/utilisateur n’aura donc pas besoin de saisir deux fois les mêmes données.
19. Le cas échéant, sélectionnez le type de validation pour vous assurer que le candidat a bien répondu. Cliquez ici pour en savoir plus sur les validations de formulaire préconfigurées et ici pour les validations personnalisées.

20. Cliquez sur la flèche de retour à côté du nom du champ.
21. Pour ajouter un cadre ou une ligne au document afin de refléter les formes de champ souhaitées, sélectionnez l'icône de forme à droite du bouton + Ajouter un champ dans le panneau de droite, puis sélectionnez Rectangle ou Ligne .
22. À partir d'ici, formatez la largeur, la hauteur et la couleur du contour du champ.
23. Déplacez cette forme dans le champ approprié.

24. Répétez les étapes 10 à 23 pour tous les champs.
25. Une fois la configuration du PDF terminée et tous les champs souhaités ajoutés, sélectionnez le bouton Aperçu dans le coin supérieur droit de la zone de document pour prévisualiser le document et vous assurer que tous les champs sont correctement configurés.
26. Sélectionnez « Enregistrer » à côté de « Aperçu » pour enregistrer votre document à remplir.

Choisissez la section expérience

Une fois la configuration de votre document à remplir terminée, vous pouvez choisir parmi les options suivantes comment le document sera complété :

• Enregistrer comme document remplissable – Sélectionnez cette option pour enregistrer et publier votre document remplissable tel que configuré.
• Créer un document guidé – Sélectionnez cette option pour créer des questions guidées étape par étape destinées aux candidats ou aux utilisateurs qui remplissent le document.

Publier le document

Pour publier le document, sélectionnez « Publier » en bas à gauche de la page afin de publier le PDF dans la bibliothèque CMS ou dans Formulaires, selon l’endroit où vous avez accédé à l’éditeur de documents. Si vous avez créé un document remplissable, il sera alors automatiquement intégré à la bibliothèque CMS ou à Formulaires.