Logique de navigation

• Navigation vers la page Approbations à partir du menu Toutes les applications.
  • Si un utilisateur a accès ou non aux flux d'approbation et aux sections Demandes d'approbation de la page Approbations , il peut cliquer sur le bouton Toutes les applications dans le coin supérieur gauche de l'en-tête, puis sur Approbations sous la section Avancé pour ouvrir la page Approbations. 
    
    
     
  • Si un utilisateur a accès à la section « Flux d'approbation » , mais pas à la section « Demandes d'approbation » , il peut cliquer sur le bouton « Toutes les applications » en haut à gauche de l'en-tête, puis sur « Paramètres » dans la section « Avancé » . Lorsque la page « Paramètres » s'ouvre, cliquez sur « Approbations » dans la section « Automatisation » . 
    
    

Flux d'approbation

Il y a trois aspects clés à noter concernant les flux d’approbation :

• Plusieurs niveaux d'approbateurs. Le processus d'approbation vous permet de définir plusieurs niveaux d'approbateurs pour examiner et traiter une même demande en fonction des actions d'un approbateur de niveau inférieur.
  • PAR EXEMPLE:
    • Si trois niveaux d'approbateurs sont définis, le premier étant Mark Smith (responsable de la marque employeur), le deuxième étant Francisco Rivierez et Molly Andrews (responsables principales du recrutement), et le troisième étant Naomi Lee (vice-présidente du recrutement). Le processus d'approbation est le suivant :
      1. Hugo Reyez (Recruteur) soumet une demande d'approbation pour envoyer une lettre d'offre à un candidat.
      2. Mark Smith (responsable de la marque employeur) est informé de la demande et l'approuve ou la refuse. Si elle est approuvée, la demande est transmise au réviseur suivant.
      3. Francisco Rivierez et Molly Andrews (directrice principale, Acquisition de talents) sont informés de la demande, puis l'un d'eux l'approuve ou la refuse. Si elle est approuvée, la demande est transmise au réviseur suivant.
      4. Naomi Lee (VP, Acquisition de talents) est informée de la demande et l'approuve ou la refuse. Si elle est approuvée, la demande sera traitée.
• Ordre des flux d'approbation. L'ordre des flux sur la page « Flux d'approbation » est essentiel au processus d'approbation. Les éléments peuvent être ciblés dans plusieurs flux d'approbation. Ainsi, lorsqu'un élément est ciblé et répond à deux ensembles de règles de ciblage dans deux flux d'approbation différents, le système recherche celui qui est le plus haut placé dans la liste des flux d'approbation et l'utilise plutôt que l'autre.
  • Par exemple : nous avons 2 flux d’approbation :
    • Approbation n° 1 Ciblage = Le titre du poste contient « Produit »
    • Approbation n° 2 Ciblage = Le titre du poste contient « Manager »
      • Résultat : lors de l'activation d'une tâche « Chef de produit », elle passera par l'approbation n°1 car elle est supérieure à la n°2 dans l'ordre du flux d'approbation.
• Logique de saut. Les approbateurs peuvent être ignorés en fonction de leur ordre et de leur niveau d'approbation.

Demandes refusées

Si un approbateur dans le flux d'approbation refuse une demande, le flux d'approbation sera terminé et l'approbation sera marquée comme Refusée .

• Action Publier un emploi → L'emploi ne sera pas publié et le bouton bascule restera dans l'état OFF.
• Action Envoyer une offre → L'offre ne sera pas envoyée au candidat et sera déplacée vers le statut Approbation de l'offre refusée .

Demandes approuvées

Si le dernier approbateur du flux d'approbation approuve la demande, le flux d'approbation sera alors terminé et l'approbation sera marquée comme Approuvée .

• Action de publication du travail → Le travail sera activé.
• Action Envoyer une offre → Le statut de l'offre sera déplacé vers Envoyer une offre et l'offre sera envoyée au candidat.

Demandes en attente

Une demande en attente se produit lorsqu'une approbation est actuellement en cours dans le flux d'approbation et n'a pas été terminée (n'a pas encore été refusée ou le dernier utilisateur n'a pas encore approuvé).

Demandes soumises à nouveau

Une demande peut être modifiée et soumise à nouveau à tout moment si l'utilisateur y a accès.

Lorsqu'une approbation est en cours et qu'un utilisateur la soumet à nouveau , MAIS que la nouvelle soumission est affectée à un autre flux au moment de la nouvelle soumission, une erreur s'affiche, obligeant l'utilisateur à annuler la première demande, car la demande d'approbation initiale resterait bloquée dans l'onglet « En attente » . Cela garantit que la première demande est déplacée vers l'onglet « Terminée » .

Demander des notifications

Apprenez-en plus sur les notifications de demande d’approbation ici .

Notifications d'approbation

Lorsqu'un utilisateur soumet une demande d'approbation, chaque approbateur du premier niveau/groupe d'approbateurs sera averti via des notifications Web, si elles sont activées, et par e-mail.

• Demandes approuvées – Si le premier niveau/groupe d'approbateurs approuve la demande, le niveau/groupe d'approbateurs suivant sera alors informé de son examen et de sa finalisation. Ce processus se poursuivra jusqu'à ce que le dernier niveau/groupe d'approbateurs finalise la demande.
• Demandes refusées – Si un niveau/groupe d’approbateurs refuse la demande, les niveaux/groupes d’approbateurs supérieurs ne recevront pas de notification.

Notifications aux demandeurs

L'utilisateur qui a fait une demande d'approbation sera informé du niveau/groupe final de réponse des approbateurs à la fois via ses notifications Web, si elles sont activées, et par e-mail.

• Demandes approuvées – L’utilisateur sera informé que la demande a été approuvée lorsque le niveau/groupe final d’approbateurs approuvera la demande.
• Demandes refusées – L’utilisateur sera informé que la demande a été refusée lorsqu’un niveau/groupe d’approbateurs refuse la demande.

Mises à jour d'un flux d'approbation

Toute mise à jour apportée à un flux d'approbation n'affectera PAS les demandes en attente et n'affectera que les approbations demandées APRÈS la publication de la mise à jour.

Pour les demandes en cours/en attente :

• Si un flux d'approbation est SUPPRIMÉ , mais qu'une approbation est en cours, elle ne s'applique qu'aux nouvelles demandes. Les demandes d'emploi/d'offre actuellement dans ce flux doivent être finalisées.
• Si un processus d'approbation est DÉSACTIVÉ , mais qu'une approbation est en cours, il ne s'applique qu'aux nouvelles demandes. Les demandes d'emploi/d'offre actuellement traitées dans ce processus doivent être finalisées.
• Si un flux d'approbation est MIS À JOUR , mais qu'une approbation est en cours, les modifications apportées s'appliqueront uniquement aux nouvelles demandes et n'affecteront pas les demandes en attente.

Plusieurs utilisateurs sont affectés à un groupe d'approbateurs

Si Francisco Rivierez et Molly Andrews (directeur principal, acquisition de talents) sont tous deux définis comme approbateur 2 (niveau 2), ils recevront tous deux la demande d'examen de la demande dans leurs onglets À examiner et En attente .

Un seul approbateur doit approuver/refuser la demande pour qu'elle soit transmise au niveau d'approbation suivant ou pour que l'action soit finalisée, selon la procédure définie. Par conséquent, si Francisco approuve la demande, le niveau d'approbation suivant sera informé de son examen et de sa finalisation.

Personne n'est ciblé dans un groupe d'approbateurs

Si personne n'est ciblé pour un niveau/groupe d'approbateur, la demande sera envoyée à l'approbateur par défaut.

Personne n'est ciblé à la fois dans un groupe d'approbateurs et dans un approbateur par défaut

Si personne n'est ciblé à la fois par un niveau/groupe d'approbateurs ET par un approbateur par défaut, le système ignorera cet approbateur, sauf s'il s'agit du niveau/groupe final d'approbateurs.

Erreur d'approbateur manquant

Les options pour cette logique incluent :

• Si l'accès aux demandes d'approbation du dernier approbateur a été supprimé, la demande ne peut pas être soumise.
• Si le dernier approbateur a été désactivé dans le système.

Quand les conditions de ciblage sont-elles vérifiées ?

Le système vérifiera la condition au moment où un utilisateur sélectionne Publier une offre dans Mes offres ou au moment où un utilisateur sélectionne Envoyer une offre dans la boîte de réception pour voir si cette offre ou cet emploi a un flux d'approbation qui lui est destiné.

• Si oui , le système enverra la demande via le flux d’approbation.
• Si ce n'est pas le cas , le système complétera la demande (enverra l'offre ou publiera l'offre d'emploi).

Combien de temps les demandes d’approbation sont-elles stockées dans la section Demandes d’approbation de la page Approbations ?

Les enregistrements des demandes d'approbation seront conservés dans la section « Demandes d'approbation » de la page « Approbations » pendant la période de conservation des données par défaut des candidats . Contactez votre représentant CS pour connaître et/ou modifier votre période de conservation des données actuelle.

Désactiver la fonctionnalité d'approbation

Le moteur d'approbation des offres, des postes ou des deux ne peut pas être désactivé si au moins une demande d'approbation est en cours. Cette fonctionnalité ne peut être désactivée que lorsque toutes les demandes d'approbation sont traitées. Contactez votre représentant CS pour désactiver cette fonctionnalité.

Deux flux d'approbation ou plus correspondent à une demande

Si plusieurs flux d'approbation correspondent à une demande d'approbation, le système attribuera l'offre ou la demande d'emploi au flux d'approbation répertorié en premier .

Erreur d'approbation

Un approbateur recevra cette erreur s'il approuve une demande après l'avoir soumise à nouveau. Par exemple :

1. L'utilisateur A demande d'ouvrir un travail.
2. L'approbateur ouvre la demande, mais ne la met pas à jour.
3. L'utilisateur B met à jour la demande et la soumet à nouveau.
4. L'approbateur approuve la demande sans actualiser la page.
5. L'approbateur reçoit cette erreur.

Erreur de publication : Approbateur par défaut requis

Les deux conditions suivantes doivent être remplies ; sinon, le système affichera une erreur (par exemple : « Approbateur par défaut requis ») et empêchera la publication, même si un approbateur par défaut est sélectionné.

• Au moins une tâche doit correspondre aux règles de ciblage définies ici.
• Au moins un utilisateur valide ayant le rôle d’approbateur attribué doit disposer des autorisations nécessaires pour accéder à la tâche/au site ciblé.