En matière de reporting, la quantité ne fait pas toujours la qualité : la qualité prime. Lors de votre migration des anciens rapports vers la nouvelle expérience Paradox Analytics, ce guide vous aidera à vous concentrer sur l’essentiel : les données sur lesquelles vos équipes s’appuient au quotidien pour prendre leurs décisions.

Au lieu de faire une copie conforme de chaque ancien rapport, nous vous expliquerons comment identifier les rapports pertinents à reconstruire, comment tirer parti de nos nouveaux modèles et de notre nouveau modèle de données, et comment transformer des « déversements de données » en récits visuels clairs sur lesquels vos dirigeants et recruteurs pourront s’appuyer en toute confiance.

1. Commencez par le public, pas par les données.

Les rapports précédents étaient souvent de simples « déversements de données ». Le nouvel outil est mieux adapté aux récits et à la prise de décision.

Pour chaque rapport hérité, demandez :

• Quel est le public cible principal ?
  Recruteurs, responsables du recrutement, responsables de l'acquisition de talents, responsables des opérations RH, cadres ?
• À quelle question tentent-ils de répondre ?
  « Atteignons-nous nos objectifs de recrutement ? », « Quels sont les endroits où les candidats abandonnent ? », « Quels sites rencontrent des difficultés ? »

Concevez ensuite la nouvelle version en conséquence :

• Tableaux pour les cas d'utilisation détaillés/d'extraction ou d'audit.
• Graphiques (à barres, linéaires) pour les comparaisons et les tendances au fil du temps.
• Tableaux de bord des indicateurs clés de performance (KPI) de haut niveau que les dirigeants souhaitent consulter en un coup d'œil.

Résultat : Des rapports et des tableaux de bord conçus pour faciliter la prise de décisions concrètes, et non pas seulement le stockage de données.

2. Profitez de la migration pour simplifier

C'est la meilleure occasion que vous aurez de faire le ménage.

Consolider :

• Des rapports hérités redondants ou qui se chevauchent, racontant essentiellement la même histoire.
• Plusieurs versions légèrement différentes du même rapport pour différents publics (à remplacer par un tableau de bord central + des vues/filtres lorsque cela est possible).

Normaliser :

• Conventions d'appellation , par exemple :
  [Équipe] – [Métrique/Sujet] – [Cadence]
  (par exemple, TA – Recrutements hebdomadaires par lieu – Hebdomadaire)
• Un petit ensemble de modèles et de tableaux de bord partagés pour la direction, les recruteurs et les opérations, au lieu que chacun crée le sien à partir de zéro.

Résultat : Une couche de reporting plus légère, plus facile à maintenir et beaucoup plus claire pour vos utilisateurs.

3. Profitez de la migration pour simplifier

N'essayez pas de tout reconstruire à l'identique.

Identifier les rapports indispensables :

• Qu'est-ce qui est utilisé lors des revues trimestrielles de performance (QBR), des présentations à la direction et des revues opérationnelles récurrentes  ?
• Quels rapports déclenchent réellement des décisions ou des actions ?

Déprioriser :

• Des rapports ponctuels ou « au cas où » que personne n'a ouverts depuis des mois.
• Anciennes versions, légèrement différentes, du même rapport.

Si vous suivez l'état d'avancement dans votre environnement existant, vous pouvez même étiqueter les rapports comme « [Non migré] » afin d'avoir une liste d'attente claire.

Résultat : Une liste courte et priorisée de rapports/tableaux de bord à recréer en premier, au lieu de transposer les anciens éléments dans le nouvel environnement.

4. S'aligner sur les indicateurs et les définitions

Les rapports hérités masquent parfois des définitions incohérentes.

Confirmez vos définitions des indicateurs clés :

• « Embauche », « Offre envoyée », « Délai d’embauche », « Conversion », « Temps passé dans l’étape », etc.

Comparaison entre l'ancien et le nouveau système :

• Les rapports hérités utilisaient-ils certains filtres ou champs de date qui créaient une version spéciale d'une mesure ?
  (par exemple, uniquement les embauches internes, uniquement certaines marques/sites) ?

Utilisez le nouveau modèle pour standardiser :

• Déterminez quelle définition fait foi et appliquez-la de manière cohérente dans tous les rapports et tableaux de bord.

Résultat : Moins de « Pourquoi cela ne correspond-il pas à mon ancien rapport ? » et plus de confiance dans le fait que tout le monde examine les mêmes chiffres .

5. Associer les anciens rapports aux nouveaux modèles

Commencez par utiliser des modèles chaque fois que c'est possible.

Pour chaque rapport hérité, demandez :

• Lequel des modèles standard me permet d'atteindre 80 % de mon objectif ?
  (Exemples : candidats, emploi actuel/historique professionnel, entretiens, statut du parcours professionnel, communauté de talents, campagnes, etc.)

Ensuite, décidez :

• Quels rapports existants peuvent être recréés directement à partir d'un modèle avec quelques modifications mineures (ajout/suppression de champs, mise à jour des filtres) ?
• Lesquelles nécessitent véritablement une conception à partir de zéro, car elles couvrent plusieurs catégories ou possèdent une logique unique ?

Résultat : Reconstructions plus rapides et structures plus cohérentes, par rapport à des reconstitutions totalement libres pour chaque rapport.

6. Réévaluer les filtres, les segments et les périodes

Les anciens filtres se sont souvent développés de manière organique et peuvent être source de confusion.

Vérifiez votre configuration existante :

• L'ancien rapport contenait-il des filtres cachés  ?
  (par exemple, « uniquement aux États-Unis », « exclure la marque X », « uniquement pour les embauches internes »)
• Les périodes de référence étaient-elles principalement fixes (par exemple, « depuis le début de l’année ») alors qu’une fenêtre glissante (« 3 derniers mois ») aurait peut-être été préférable ?

Dans le nouveau constructeur :

• Utilisez les filtres et le sélecteur de période pour recréer ce qui est réellement important, et non toutes les nuances ajoutées au fil des ans.
• Standardisez, dans la mesure du possible, quelques points de vue fondamentaux :
  • 30 derniers jours
  • dernier trimestre
  • Les 12 derniers mois

Résultat : Des rapports plus clairs et plus compréhensibles, plus faciles à réutiliser et à maintenir .

7. Vérifier les autorisations et la visibilité des données

New Analytics respecte strictement les autorisations CEM , ce qui peut révéler des différences par rapport au comportement antérieur.

S'assurer:

• Les rôles appropriés disposent d'un accès aux rapports (accès complet ou en lecture seule).
• Les administrateurs savent que les utilisateurs ne voient que les données auxquelles ils sont autorisés à accéder .

Lors de la planification ou du partage :

• Les e-mails sont généralement filtrés en fonction des autorisations de chaque destinataire , de sorte que chaque personne ne voit que les données auxquelles elle est autorisée à participer.
• Les listes de destinataires plus importantes ou les livraisons SFTP peuvent être filtrées en fonction des droits d'accès du créateur , selon la configuration.

Résultat : Aucune surprise lorsqu'une personne ouvre un nouveau rapport et constate qu'elle y trouve « moins » ou « plus » d'informations que prévu.

8. Repenser les modalités de planification et de livraison

La migration est le moment idéal pour optimiser la manière dont les rapports sont diffusés, et pas seulement leur contenu.

Auditez vos comportements antérieurs :

• Quels sont les rapports envoyés par courriel mais rarement ouverts ?
• Dans quels cas un tableau de bord en direct ou une vue intégrée à l'application pourraient-ils remplacer une longue liste de diffusion par e-mail ?

Dans le nouvel outil :

• Utilisez la planification pour les besoins réellement récurrents (par exemple, un aperçu hebdomadaire du leadership, un ensemble mensuel d'indicateurs clés de performance).
• Utilisez des tableaux de bord en direct pour les équipes qui préfèrent se servir elles-mêmes et explorer les données à la demande.
• Utilisez le transfert de fichiers (pièces jointes/liens par courriel, SFTP) principalement lorsque :
  • Un autre système ou fournisseur a besoin du fichier, ou
  • Une équipe de données importe régulièrement des fichiers dans un entrepôt de données.

Résultat : Moins de spams dans les e-mails, moins de tâches automatisées et des flux de reporting plus intentionnels.

9. Validez les chiffres avant de migrer depuis l'ancien système.

La comparaison directe permet d'instaurer la confiance.

Pour chaque rapport à forte valeur ajoutée que vous migrez :

1. Exécutez l' ancienne version et la nouvelle version pendant la même période .
2. Comparez quelques chiffres clés :
   • Nombre total de candidats
   • embauches totales
   • Pourcentages de conversion
   • Métriques de temps jusqu'à X

S'il existe des différences :

• Vérifiez d'abord les filtres, les champs de date et les segments inclus.
• Profitez-en pour corriger les anciennes incohérences (par exemple, des filtres incompatibles ou une logique dupliquée), et non pour les reproduire.

Résultat : Les parties prenantes sont convaincues de l'exactitude du nouveau rapport avant même la suppression ou l'abandon de tout rapport antérieur.

10. Planifiez la gestion du changement, et pas seulement la configuration.

Le choix d'outils adaptés aux personnes et aux habitudes est autant une question de fonctionnalités que de personnes.

Décider:

• Qui a besoin d'une formation en direct plutôt que d'un enregistrement ?
• Qui seront vos « champions » internes de l'analyse de données dans chaque région, fonction ou secteur d'activité ?

Communiquez clairement :

• Le calendrier (GA, toute période de 60 à 90 jours et date limite finale pour les versions héritées une fois finalisée).

Où trouver de l'aide :

• Articles du site d'aide
• Guides intégrés à l'application Pendo
• Olivia / Assistance intégrée à l'application
• Votre Paradox CS M

Résultat : Moins de surprises, une adoption accrue et moins de précipitation de dernière minute lors de la suppression définitive des systèmes de reporting traditionnels.